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3E TRAVAILLE 30% PLUS VITE GRACE A SAP BUSINESS ONE
Business Case Study (Néerlandais) (3Mb)

3E aide les organisations à développer des stratégies et des projets qui portent sur l’énergie renouvelable et sur l’efficacité en matière d’énergie. L’équipe se compose d’experts de disciplines variées, qui pour la plupart travaillent chez les clients mêmes. Afin de mener à bien tous les projets, 3E fait depuis 2009 confiance à SAP Business One & ProjectManagement : une solution ERP intégrée sur mesure de l’entreprise croissante et ambitieuse.

Bien que 3E n’ait vu le jour qu’en 1999, l’entreprise compte à présent déjà 80 collaborateurs et des filiales en Belgique, en France, en Turquie et en Chine. L’entreprise connaît donc une rapide croissance. Jusque 2008, le système informatique devant gérer les projets était insuffisant. Le rapportage mensuel nécessitait par exemple encore beaucoup de travail manuel. Une solution Enterprise Resource Planning (ERP) intégrée s’imposait donc. Après avoir analysé les différents progiciels sur le marché, 3E s’est bien vite tourné vers SAP Business One. « Pour nous ce programme sortait vraiment du lot », raconte Gween Cristens, responsable financier chez 3E. « Il offre non seulement la fonctionnalité nécessaire, mais il la présente aussi d’une façon bien compréhensible. De plus SAP est le leader sur le marché et ils ont pu nous présenter un grand nombre de références, ce qui nous a donné la confiance nécessaire. »

Fonctionnalité et convivialité

« De son côté Aztalan, le partenaire pour l’intégration, nous a convaincus par sa connaissance et son expérience dans des projets similaires », poursuit Cristens. « Ils nous ont proposé une solution ProjectManagement supplémentaire, un complément à l’ERP qui nous permet de parfaitement gérer nos projets. Il a fallu environ quatre semaines pour implémenter tout le système ; en janvier 2009 nous avons commencé à travailler avec le nouveau programme. Il nous a fallu un temps pour nous adapter, comme avec tout nouveau système, mais après la courte formation tous les project managers ont compris la plus-value évidente de la nouvelle manière de travailler. Aussi bien la fonctionnalité que la facilité d’utilisation ont été accueillies avec enthousiasme. La saisie directe des heures prestées dans la solution SAP ProjectManagement par exemple est avantageuse pour toutes les parties : les project managers disposent à présent d’un système d’enregistrement formel et la comptabilité ne doit plus partir à la recherche des données et les copier. »

Retrouver rapidement les informations

Contrairement au programme précédent que 3E utilisait, SAP Business One offre un environnement intégré complet dans lequel toutes les informations sont rapidement disponibles. Cristens : « SAP Business One a une structure claire. Tous les éléments sont reliés entre eux, il est donc facile de retracer l’origine de données particulières. La solution ProjectManagement aussi cadre parfaitement dans cet ensemble. De plus SAP Business One offre également la sécurité. Un élément enregistré se trouve dans le système, sans aucune discussion. Cela semble évident, mais avec l’ancien système il était souvent facile d’effacer des données. Avec pour conséquence d’éventuelles lourdes erreurs dans la comptabilité. »

Gain de temps pour la comptabilité : 30%

Or les avantages pour 3E ne se limitent pas à la seule gestion des données. Le rapportage aussi est devenu bien plus efficace. D’une part grâce à la disponibilité immédiate des données, d’autre part parce que les opérations manuelles sont évitées. « Le département de la comptabilité consacre en moyenne 30% de temps en moins au suivi des projets », calcule Cristens. « Dans le passé l’élaboration des rapports mensuels nous prenait environ trois jours de travail : toutes les données devaient être inscrites dans Excel et ce n’est qu’ensuite que les calculs pouvaient commencer. De cette manière le risque d’erreurs était très important. Dans SAP Business One toutes les données sont disponibles ad hoc. Via le Project Dashboard nous pouvons consulter en un rien de temps les résultats. L’équipe de gestion et les investisseurs peuvent obtenir à tout moment les données opérationnelles et financières actuelles. Ceci donne un aperçu direct de la rentabilité – ce qui est très utile pour les investisseurs. »

Pour 3E l’actuelle implémentation de SAP Business One ne constitue pas le point final. « Notre ambition est d’utiliser l’ensemble des programmes de manière plus complète. Car le programme contient encore bon nombre de fonctions que nous trouvons certes intéressantes, mais que nous n’avons pas encore découvertes. Les possibilités CRM et Cashflow par exemple. Dès que l’occasion se présente, nous aimerions mieux découvrir ces options », conclue Cristens.

Citation :

« Dans le passé l’élaboration des rapports mensuels nous prenait environ trois jours de travail ; à présent toutes les données sont disponibles ad hoc. »

Gween Cristens, Responsable Financier, 3E

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Exigences du projet

• ERP intégré pour la gestion des projets
• Un outil flexible qui supporte une croissance rapide
• Une sécurité accrue des données et des résultats

Solution et services SAP

• SAP Business One & ProjectManagement solution

Avantages

• Le Project Dashboard délivre un rapportage direct
• Beaucoup moins d’opérations manuelles
• Des données garanties sans erreurs
• Toutes les données sont reliées entre elles, ce qui permet le data mining
• Un gain de temps de 30% pour le département de la comptabilité

Profil 3E

3E est une entreprise de connaissances qui aide les organisations à créer des projets, des stratégies, des concepts et des produits et à les réaliser et ce dans le domaine de l’énergie renouvelable et de l’efficacité en matière d’énergie. Son équipe multidisciplinaire hautement qualifiée se compose d’ingénieurs, de scientifiques et d’experts juridiques et financiers qui sont actifs comme conseillers indépendants et qui collaborent avec des équipes de recherche publiques et privées. Quelque 80 collaborateurs en Belgique, en France, en Turquie et en Chine ont déjà réalisé des centains de projets dans plus de 20 pays.